Система совместного управления контентом
ECM-система (Enterprise Content Management system) — это программная платформа для управления корпоративным контентом и документами на протяжении всего их жизненного цикла: от создания и согласования до хранения, архивирования и удаления.
Проще говоря, ECM — это система, которая наводит порядок во всех рабочих документах компании: договорах, счетах, заявлениях, служебных записках, презентациях, переписке и файлах. Она объединяет контент в едином пространстве, автоматизирует процессы работы с ним и обеспечивает контроль, безопасность и прозрачность.
В отличие от обычных файловых хранилищ и таблиц, ECM-система управляет не просто файлами, а бизнес-процессами вокруг документов: кто создал, кто согласует, в какие сроки, по какому маршруту и с каким результатом.
ECM работает со всем корпоративным контентом, встраивается в бизнес-процессы компании.
Система управления корпоративным контентом хранит договоры, отчеты, презентации, заявки клиентов, электронные письма, файлы, медиа и служебные данные. Такой объем информации невозможно эффективно вести вручную — требуется система, которая обеспечивает единые правила хранения, быстрый поиск, контроль доступа и безопасность данных.
Ключевые задачи, которые решает ECM-система
ECM обеспечивает структурированное хранение контента и интеллектуальный поиск по названиям, атрибутам, типам документов и содержимому. Сотрудники быстро находят нужные файлы без ручного перебора папок и долгих согласований, даже если документ был создан несколько лет назад.
| Задача | Что дает бизнесу |
| Поиск информации |
Быстрый доступ к документам и данным без потери времени |
| Хранение контента | Единое и упорядоченное пространство для всех файлов |
| Контроль версий | Прозрачная история изменений и совместная работа |
| Безопасность |
Защита данных, контроль доступа, аудит действий |
| Регламентация процессов | Управляемые и воспроизводимые бизнес-процессы |
Основные функции ECM:
- Централизация хранения. Все данные собираются в одном месте – в системе управления контентом
- Контроль версий документов. Система позволяет не только одновременно работать с файлом, но и отслеживать изменения и возвращаться к предыдущим версиям
- Управление доступом. Разграничение доступа к информации в зависимости от роли сотрудника.
- Автоматизация рабочих процессов. ECM помогает настроить автоматическую работу с документами: оправку на согласование, оплату счетов внешних подрядчиков, маршрутизацию кадровых документов в срок и т.д.
- Архивирование. Старые и редко используемые данные отправляются в архив
- Безопасность данных. Шифрование и использование бэкапов.
Наша ИСКР – это современная платформа управления корпоративным контентом, которая объединяет возможности всех ECM систем (монолитных, модульных, low-code).
Система поддерживает работу с разными типами контента: документы, медиа, переписку, базы знаний и записи звонков.
Встроенные инструменты low-code дают возможность создавать новые процессы и интеграции без привлечения программистов, что ускоряет внедрение и упрощает поддержку системы.
Модульный подход: компания может подключать только нужные блоки, например, управление документооборотом, хранение договоров, аналитические инструменты или автоматизацию согласований. Это позволяет масштабировать систему по мере роста бизнеса, не перегружая сотрудников лишними функциями.
Заключение
Сегодня корпоративный контент практически полностью формируется в электронном виде. Управление этим контентом требует надежной системы, которая объединяет хранение, контроль версий, безопасность и автоматизацию процессов.
ECM-системы остаются базой для работы с корпоративным контентом. Они обеспечивают системное хранение документов, контроль версий, управление доступом и регламентацию рабочих процессов, помогая компаниям упорядочивать информацию и минимизировать риски.
CSP-платформы представляют собой следующий этап эволюции ECM. Они развивают возможности управления контентом, позволяя интегрировать данные и документы в другие бизнес-приложения, использовать облачные технологии, адаптироваться к новым форматам данных и масштабировать систему под растущие потребности бизнеса. CSP не заменяет ECM, а расширяет его функциональность, делая работу с контентом более гибкой и комплексной.
Преимущества современных CSP-платформ:
- Масштабируемость и гибкость.
- Поддержка различных форматов данных.
- Интеграция с облачными сервисами.
- Готовые решения и модули под разные задачи.
- Включение документооборота в сквозные процессы компании.
Такой подход позволяет организациям сосредоточиться на стратегических целях, а не на рутине работы с документами.
Мы предлагаем:
Управление происходит посредством добавления виджетов в workspace (пространства) пользователя
Для удобства работы пространства делятся на личные пространства пользователя, которые видит только владелец пространства и публичные пространства, которые видны всем пользователям. Публичные пространства ориентированы на проекты компании. В них пользователи могут видеть всю необходимую информацию о проектах.
Личные пространства пользователь настраивает под себя. Например, добавить виджет Список задач, чтобы видеть, что сейчас в работе.
Документы хранятся в виджете Файловый сервис. В Файловом сервисе предусмотрена иерархическая структура хранения данных.
Для управления задачами разработан виджет Список задач, в котором пользователь может видеть свои задачи и задачи команды. Пользователь может взять задачу в работу, проставить отметку выполнить, переназначить задачу на другого пользователя или же отменить задачу
Система позволяет выставлять встречи как сотрудникам, так и клиентам, с подключением в нашем модуле ВКС
Ключевые цифры компании
56
Продуктов
компания сформировала масштабную продуктовую линейку из 56 решений для разных отраслей
34+
года на IT-рынке
свыше 34 лет компания развивает технологии и помогает клиентам цифровизировать процессы
2 500
Проектов
реализовано более 2500 проектов, подтверждающих опыт и экспертизу команды
200+
внедрений
200+ внедрений продуктов Финист
Напишите нам
Наш менеджер свяжется Вами в ближайшее время.